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Checklist organizzazione eventi
Fare una checklist di organizzazione eventi ti permette di tenere la situazione sotto controllo anche quando tutto intorno a te sembra andare storto. Una lista di cose da fare, infatti, ti permette di avere la mente sgombra; così sarai pronto a reagire al meglio a qualsiasi evento esterno. Quando realizzi una checklist per eventi inoltre, anche i tuoi collaboratori avranno un quadro chiaro della situazione; così sapranno esattamente quali sono i loro compiti e potranno davvero esserti d’aiuto.
Ovviamente le liste per organizzare gli eventi cambiano in base alla tipologia; esistono però alcuni elementi imprescindibili che analizzeremo in dettaglio di seguito. Che tua sia un organizzatore di eventi o che tu ne stia creando uno per la tua azienda, hai bisogno di sapere quali sono gli step indispensabili.
Quindi, prepara carta e penna e stai pronto a segnare tutte le cose indispensabili per organizzare eventi di successo!
1. La checklist per organizzatori di eventi
Per una buona pianificazione di tutti gli elementi, è indispensabile creare una lista di impegni quotidiani fino al giorno dell’evento. Scandire ogni ora della settimana ti aiuta a mantenere la concentrazione su ciò che conta davvero e a non farti distrarre dal resto. Se suddividi il lavoro il step quotidiani, inoltre, raggiungere i tuoi obiettivi sarà più semplice.
Ovviamente le checklist per eventi non sono rigide e possono essere riviste se ci sono cambiamenti non previsti. Ma la cosa fondamentale per il successo dell’evento è mantenere il focus e la concentrazione su ciò che conta di più.
2. Budget per organizzazione eventi
Prima dell’evento, dovrai fare una stima del tuo budget a disposizione. Se sei l’unico ad investire nella realizzazione, saprai già quanto puoi spendere. Se invece prevedi di coinvolgere sponsor, questo è il momento di fare i conti e capire i fondi che avrai a disposizione.
In base al budget ovviamente cambieranno anche le dimensioni dell’evento. Ecco perché è fondamentale conoscere quanto avrai a disposizione per poter gestire il numero di persone coinvolte, la location e tutti gli altri elementi relativi al tuo evento.
3. To do list per organizzazione eventi
Un buon modo per organizzare il lavoro è quello di creare una to do list giornaliera. Questa ti aiuta sia a ridurre lo stress che ad avere un controllo su ciò che viene fatto e quel che resta da fare.
Ogni volta che ti viene in mente qualcosa da fare puoi appuntarlo sulla tua lista ed avere così la mente sgombra da pensieri. Allo stesso tempo quando elimini dall’elenco le varie voci, puoi vedere i progressi che hai fatto e quanto ti stai avvicinando all’obiettivo. Certamente la motivazione tua e del tuo team ne gioverà!
4. Scaletta del tuo evento
Scandire le giornate dell’evento con degli appuntamenti prestabiliti aiuterà te e il tuo personale a mantenere la situazione sotto controllo. Ma la scaletta è fondamentale anche per aiutare la concentrazione dei partecipanti. Avere un’idea chiara di come si articolerà l’evento li farà focalizzare su ciò che li interessa maggiormente.
Nel caso in cui tu scelga di anticipare la scaletta prima dell’evento, ricorda di metterne comunque a disposizione delle copie anche durante le giornate dell’evento. Il programma che fornirai ai partecipanti deve essere facile da comprendere, con idee concise e strutturate. Il documento che fornirai non dovrebbe essere sovraccaricato di informazioni non essenziali. Un programma di lettura rapida aiuterà gli ospiti a sentirsi più rilassati e in controllo durante l’intero evento.
5. Location del tuo evento
Il luogo in cui si svolgerà il tuo evento è uno degli elementi che incide di più sulla sua buona riuscita. La location adatta varia in base al numero di persone che parteciperanno e ai servizi di cui hai bisogno. Per questo è importante stabilire presto gli aspetti fondamentali e poi cercare il luogo giusto. Anche perché dovresti prenotare con anticipo la location, in modo da assicurarti la disponibilità per tempo.
Ricorda che gli ospiti assoceranno la tua azienda all’evento, quindi assicurati che i valori e l’immagine della tua azienda siano in sintonia anche con lo spazio in cui si svolgerà l’evento.
6. Invitati al tuo evento
Stabilire il numero degli invitati è un altro step fondamentale della tua checklist. In base al numero di persone coinvolte, infatti, dovrai stabilire anche la location, il catering e tutti i servizi accessori come posteggio e gadget da distribuire. Ovviamente non devi avere un numero esatto, ma è importante riuscire a fare una stima per poter organizzare tutto al meglio.
7. Inviti per gli eventi
Per confermare la presenza di tutti gli ospiti all’evento e fornire un memorandum con le informazioni, puoi inviare degli inviti. Puoi scegliere il formato cartaceo o digitale; la cosa fondamentale è dare tutti i dati utili per la partecipazione.
8. Gadget per il tuo evento
Quando organizzi un evento, ricorda di creare dei gadget personalizzati da poter regalare ai partecipanti. In questo modo, infatti, gli invitati avranno con loro un ricordo tangibile dell’evento e della tua organizzazione.
Allo stesso tempo, se scegli bene il gadget, avrai modo di ottenere ulteriore visibilità gratuita quando lo utilizzeranno. Ecco perché dovresti optare per articoli che siano utili ed apprezzati da chi li riceve; ancora meglio se riesci a trovare dei prodotti in linea con il tema dell’evento.
Il catering non è sempre previsto nella checklist degli eventi, però bisogna dire che quando è presente è un elemento fondamentale per la socializzazione dei partecipanti. La gente valuta la buona riuscita di una riunione non solo in base a ciò che la arricchisce a livello di informazioni; anche l’aspetto comunicativo fa parte di un arricchimento personale e di una buona propensione rispetto all’organizzazione. Nel caso in cui budget e location te lo permettano, valuta la possibilità di prevedere un catering.
10. Personale per organizzazione eventi
Gli organizzatori di successo spesso non si occupano di tutto da soli, ma hanno un team che coordinano per creare eventi riusciti. Un altro elemento fondamentale per il tuo piano d’azione, oltre alla location e ai partecipanti, è proprio il personale. La presenza di persone che ti danno una mano può aiutarti a chiarire passaggi e scadenze. A seconda della grandezza dell’evento potrai calibrare anche il totale dei professionisti di cui ti dovrai circondare.
11. Condivisione dell’evento
Tra gli impegni precedenti all’evento, segna anche la comunicazione che vuoi effettuare. Oltre alla promozione online, valuta un comunicato stampa ufficiale per dare una idea chiara di ciò che stai organizzando e del tuo programma.
Tra i punti relativi alla giornata dell’evento, invece, ricorda di valutare la condivisione sul mondo dei social. Una piattaforma come Instagram, ad esempio, ti permette di coinvolgere anche chi non ha potuto partecipare attraverso foto e video. Così puoi garantire la visione dei tuoi contenuti al tuo target anche a distanza e ottenere allo stesso tempo maggiore visibilità sui social media.
Tra le cose importanti per garantire la partecipazione all’evento ci sono sicuramente le modalità con cui i partecipanti possono raggiungerlo. Ecco perché tra i dati da comunicare, devi certamente inserire le informazioni relative al parcheggio. In alternativa, se la location lo prevede, puoi anche optare per un accordo che includa navette per i tuoi ospiti.
13. Domande frequenti – checklist eventi
13.1 Come scrivere la scaletta di un evento?
Anche se ci sono varie modalità per scrivere la checklist di un evento, quello che sicuramente devi fare è suddividere il lavoro in fasi con deadline precise. Quindi, stabilisci le attività che farai entro due mesi, quelle che devi svolgere un mese prima e così via fino al giorno del tuo evento. Poi metti per iscritto anche le attività da fare quando tutto sarà finito e come prevedi di gestire i problemi che possono venirsi a creare.
13.2 Cosa si intende per organizzazione di eventi?
L’organizzazione di eventi include il prendersi cura di tutti i dettagli relativi ad una o più giornate di incontri all’interno di una location. I professionisti di questo settore fanno tutto al posto del loro cliente, occupandosi degli aspetti pratici dell’evento.
13.3 Cosa si fa per organizzare un evento?
Abbiamo visto un esempio di checklist per organizzatori di eventi step by step. Stabilisci location, invitati e contenuti presenti nel tuo programma. Poi decidi quali servizi accessori vuoi fornire come parte della giornata a seconda degli obiettivi che vuoi raggiungere. Prova a mettere in pratica i nostri consigli e avrai buone probabilità di avere una riunione ben riuscita.
13.4 Come organizzare una festa in un negozio?
Nel caso in cui tu debba organizzare una festa in negozio, puoi comunque seguire la nostra checklist per eventi. Gli elementi fondamentali, ad esempio invitati e scaletta, restano invariati anche se scegli di creare l’evento in azienda. Una cosa utile che puoi sempre fare dopo l’evento, è chiedere le recensioni da parte dei partecipanti per capire come migliorare i prossimi.
14. Conclusioni
Adesso hai tutte le risorse indispensabili per un piano solido e per poter organizzare il tuo evento. Se lo gestirai in azienda o in una location esterna poco importa, le cose da tenere a mente non cambiano. Potrai raggiungere i tuoi obiettivi solo se non darai niente per scontato; per questo segui tutte le fasi e valuta anche le ipotesi dei problemi che si possono venire a creare.
Grazie alla checklist hai ottime probabilità di riuscire a tenere tutto sotto controllo e di realizzare un evento di successo.
